SAP-Rechnungsprüfung automatisieren: Effizienz steigern und Kosten senken mit ELO und SAP

In vielen Unternehmen ist die Rechnungsprüfung ein kritischer, aber oft unterschätzter Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses. Dabei liegt gerade in der automatisierten SAP-Rechnungsprüfung enormes Potenzial: Geringere Durchlaufzeiten, transparente Prozesse, reduzierte Kosten – und das bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung von ELO und der nahtlosen Integration in SAP® ERP oder SAP S/4HANA® schaffen Sie durchgängige, effiziente Prozesse – vom Rechnungseingang bis zur rechtssicheren Archivierung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie moderne Rechnungsprüfung heute funktioniert und welchen Mehrwert ELO in Verbindung mit SAP bietet.

Klassische SAP-Rechnungsprüfung: hohe Kosten, wenig Transparenz

Der manuelle Rechnungsprüfungsprozess bindet nicht nur personelle Ressourcen, sondern ist auch anfällig für Fehler. Durchschnittlich dauert es bis zu 14 Tage, bis eine Eingangsrechnung vollständig geprüft und freigegeben ist. Medienbrüche – z.  B. durch Papierbelege, Fax oder manuelle Eingaben – verlangsamen den Ablauf zusätzlich.

Hinzu kommt: In vielen Fällen schlägt die sogenannte Dreibelegprüfung fehl – also der Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Das hat nicht nur Einfluss auf die Buchhaltung, sondern auch auf das Liquiditätsmanagement, da Skontofristen oft ungenutzt verstreichen.

Herausforderungen klassischer Rechnungsprozesse im Überblick

1. Manuelle Erfassung un Vorkontierung

In vielen Unternehmen beginnt der Rechnungsprozess noch immer analog: Eingehende Rechnungen treffen per Post, Fax oder E-Mail ein und werden anschließend manuell geöffnet, sortiert und erfasst. Dabei müssen wesentliche Informationen wie Kreditor, Betrag, Bestellbezug oder Kostenstelle händisch in das ERP-System übertragen werden. Diese manuelle Vorerfassung ist nicht nur äußerst zeitintensiv, sondern birgt auch ein hohes Fehlerpotenzial – insbesondere dann, wenn Daten unvollständig sind oder der Beleg nicht eindeutig einer Bestellung zugeordnet werden kann. Schon kleine Eingabefehler können im weiteren Verlauf zu Rückfragen, Korrekturen oder Verzögerungen führen.

2. Intransparente Abläufe

Ein wesentlicher Schwachpunkt herkömmlicher Prozesse ist der Mangel an Transparenz. Wer aktuell welche Rechnung prüft, freigegeben hat oder noch freigeben muss, ist oft nicht zentral dokumentiert. Die Abläufe sind meist stark personenabhängig und nicht systemgestützt nachvollziehbar. Gerade bei papierbasierten Prozessen ist unklar, wo sich ein Beleg gerade befindet – ob auf einem Schreibtisch, in der Hauspost oder gar verlegt. Diese mangelnde Prozesssicht führt nicht nur zu Verzögerungen, sondern erschwert auch das Controlling und die fristgerechte Bearbeitung erheblich.

3. Verlust von Dokumenten

Papierbelege sind nicht nur unpraktisch in der Handhabung, sondern auch anfällig für Verluste. Rechnungen, die intern über mehrere Stationen hinweg in der Hauspost oder per Umlaufmappe verteilt werden, können leicht falsch abgelegt, doppelt erfasst oder versehentlich entsorgt werden. In manchen Fällen tauchen sie sogar gar nicht mehr auf. Neben dem unmittelbaren Zeitverlust entsteht hier ein handfestes Compliance-Risiko: Kann der Verbleib eines Belegs im Rahmen einer Prüfung nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden, kann das ernsthafte rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

4. Hohe Prozesskosten

Was auf den ersten Blick wie eine einfache Routineaufgabe erscheint, entpuppt sich bei näherer Betrachtung als erheblicher Kostenfaktor. Die Prozesskosten können durchschnittlich pro manuell bearbeiteter Rechnung bis zu 12 EUR betragen. Diese Kosten entstehen durch Medienbrüche, Rückfragen, mehrfache manuelle Bearbeitung und lange Durchlaufzeiten. Und das ist wohlgemerkt ohne Folgekosten wie verpasste Skonti oder Mahngebühren gerechnet. Unternehmen, die viele Eingangsrechnungen manuell abwickeln, verlieren hier jeden Tag bares Geld – oft unbemerkt.

Der moderne Ansatz: digitale SAP-Rechnungsprüfung mit ELO

Mit ELO digitalisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess – vom Eingang der Rechnung bis zur Buchung im SAP-System. Dabei arbeitet ELO eng mit SAP zusammen und bietet eine zertifizierte SAP-Schnittstelle, die eine tiefe Integration in Ihre bestehende ERP-Landschaft ermöglicht.

Die Vorteile:

• Automatisierte Erfassung und Verarbeitung
• Workflow-basierte Rechnungsverteilung
• Digitale Freigabeprozesse – auch mobil
• Transparenz über alle Bearbeitungsstände
• Rechtssichere Archivierung

Intelligente Erfassung per OCR und Vorerfassung im SAP-Eingangsrechnungsbuch

Egal ob eine Rechnung per Post, E-Mail oder als E-Rechnung eintrifft – ELO verarbeitet eingehende Belege automatisiert. Mit Hilfe von OCR-Technologie (z. B. durch das intelligente Klassifizierungsmodul ELO DocXtractor) werden relevante Daten wie Kreditor, Rechnungsbetrag oder Bestellbezug ausgelesen und in das SAP-Eingangsrechnungsbuch überführt.
Das Eingangsrechnungsbuch fungiert dabei als zentrales Dashboard: Alle Rechnungen sind dort inklusive Status, Betrag, Kreditor und Bearbeiter einsehbar. Rückfragen, Liegezeiten oder Unklarheiten gehören damit der Vergangenheit an.
 

Workflows: automatisierte Weiterleitung und Freigabeprozesse

Der vielleicht größte Hebel in der digitalen Rechnungsprüfung: automatisierte Workflows. Basierend auf den ausgelesenen Daten werden Rechnungen direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet – ganz ohne Hauspost, Rückfragen oder Kopierstapel.
Die Freigabe kann dabei direkt in SAP, über ELO oder sogar mobil via App erfolgen – ideal für Führungskräfte, die unterwegs Entscheidungen treffen möchten. Mehrstufige Freigaben und individuelle Prüfregeln lassen sich flexibel abbilden – ganz nach Unternehmensstruktur.
 

Dreibelegprüfung automatisieren: Sicherheit trifft Effizienz

Ein zentraler Bestandteil der SAP-Rechnungsprüfung ist der automatisierte Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung. Stimmen Menge und Preis überein, wird die Rechnung im System als „geprüft“ markiert und kann direkt weitergeleitet werden – inklusive digitaler Freigabesignatur und Dokumentation.

Im Fehlerfall wird der Vorgang automatisch an definierte Stellen zur Klärung weitergeleitet. Das sorgt nicht nur für Transparenz, sondern minimiert auch Bearbeitungszeit und Abstimmungsaufwand.

Rechtssichere Archivierung und Compliance

Mit ELO erfolgt die Archivierung aller Rechnungen und zugehörigen Prozessdokumentationen automatisch – rechts- und GoBD-konform. Jedes Prüfprotokoll, jede Freigabe und jede Änderung wird dokumentiert und ist später nachvollziehbar abrufbar. Die Integration mit dem ELO ECM-System stellt sicher, dass alle Informationen zentral und strukturiert verfügbar sind – ohne redundante Kopien.

Mobiles Arbeiten und Standortunabhängigkeit

Dank browserbasierter Oberfläche und mobiler App ist die Rechnungsprüfung orts- und geräteunabhängig möglich. Das ist nicht nur im Homeoffice oder bei internationalen Standorten ein Vorteil – auch Führungskräfte können Rechnungen von unterwegs prüfen und freigeben, ohne sich ins SAP-System einloggen zu müssen.

Vorteile auf einen Blick

• Reduzierte Durchlaufzeiten
• Nutzung von Skontofristen
• Automatisierte Datenverarbeitung
• Zentrale Übersicht mit Eingangsrechnungsbuch
• Rechtskonforme Archivierung
• Mobile Freigabeprozesse
• Hohe SAP-Integrationstiefe
• Kosteneinsparungen pro Rechnung

SAP-Rechnungsprüfung neu gedacht mit ELO

Die Digitalisierung der SAP-Rechnungsprüfung ist kein Zukunftsthema mehr – sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil im Hier und Jetzt. Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren, profitieren von schnelleren Abläufen, mehr Transparenz und deutlich geringeren Kosten.

Mit ELO steht Ihnen eine etablierte Lösung zur Seite, die nahtlos in Ihre SAP-Umgebung integriert werden kann und den gesamten Rechnungsprozess digital abbildet – sicher, effizient und skalierbar.